重庆对外经贸学院
学生学籍档案管理实施细则
（渝贸院发〔2024〕181号）
第一章 总则
第一条 为加强和规范学生学籍档案管理，提高学籍档案管理水平，更好地为学生、学校和社会等提供有效服务，根据《中华人民共和国档案法》《普通高等学校学生管理规定》《教育部普通高等学校档案管理办法》等，结合学校实际，特制定本细则。
第二章 学籍档案的形成和管理
第二条 学籍档案是学生自被学校录取之日起，学生报到后学校在对其培养及管理过程中形成的，与学生个体密切相关的，具有保存价值的文字、照片、图表等各种材料，经归档整理后，由档案馆永久保存的档案。它是学校对学生培养过程的历史记录和重要凭证。
第三条 学籍档案管理是学籍管理的重要组成部分，本着“以学生为本，为学生服务”的原则，二级学院要以严谨负责的态度协助各相关职能部门对学籍档案材料进行收集、整理、归档、立卷。
第四条 各单位要明确负责分管学籍档案的工作人员(含兼职档案员)，具体负责或组织本单位学籍档案的收集、整理、立卷、归档、移交工作。学校档案室负责指导、检查、帮助立档单位做好立卷归档工作。
第五条 学籍档案归档材料
1.入学材料。学籍卡、学籍信息核对表。
2.学业材料。学业成绩单。
3.毕业材料。学士学位申请表。
4.学籍异动材料。休学、复学、退学、转学、出国或死亡等原因引起的学籍异动相关和信息变更手续材料等。
第六条 归档要求
1.所有归档材料必须是办理完毕的最终材料，必须真实完整、对象明确、手续完备。
2.移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全，以及是否符合档案规范要求。凡不符合规定要求者，在档案室的指导下重新进行整理改正，直到符合要求方可接收。
3.填写归档移交目录(纸质目录两份和电子目录一份)，交接双方在纸质目录上签字、盖章，并各持一份。
第七条 保管及查询
一、保管
1.学籍档案保管要切实做到：防火、防盗、防水、防潮、防霉、防虫、防丢失；归档介质要做到防磁、防压；注意室内温湿度调节；保持室内清洁卫生；随时对破损档案进行修补。
2.学籍档案分类编号，专柜存放。做到编目合理，存放有序，查找方便，利于工作。
二、查询
1.查阅学籍档案者应持有效证件及相关证明，说明原因，得到同意后，办理相应手续。
2.学籍档案原则上不得外借，如有需要，由档案室按有关规定提供复制件。办理中英文成绩、高考中英文成绩、毕业证明等证明材料时，借阅者须出示本人证件；代办者须带本人身份证和当事人身份证复印件或毕业证复印件。
3.查阅、摘抄、复制学籍档案内容及出具相关证明，应加盖学籍工作管理部门公章，方为有效。
第三章 附则
第八条 本办法自2024年11月5日起施行，由教务处负责解释。
